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Gestion de projets pour l'industrie de gestion d'événements

Gestion de projet événement de l'industrie de gestion:

Event Management Projets est le processus par lequel un événement est planifié, préparé et produit. Comme avec toute autre forme de gestion, qui comprend l'évaluation, la définition, l'acquisition, cession, direction, contrôle et analyse du temps, les finances, les gens, les produits, services et autres ressources pour atteindre les objectifs. Le métier de gestionnaire de projet l'événement est de superviser et d'organiser tous les aspects de l'événement, y compris la recherche, planifient, organisent, mettre en œuvre, suivre et évaluer la conception d'un événement activités, et la production.

L'événement de gestion de projet a été décrite comme une profession «émergents» en raison du fait qu'aucune licence universitaire, émis par le gouvernement ou privés pouvoirs certification professionnelle sont invités à pratiquer cette société complexe et la responsabilité-Laden. Sans une telle pouvoirs, les «professionnels» le statut est suspect et soumis à la dégradation par l'action des praticiens non qualifiés et inexpérimentés n'ont tout simplement pas sont conscients de la portée de ce qui a besoin de savoir qu'ils sont qualifiés pour travailler dans cette profession, et le champ des responsabilités juridiques et éthiques liés à ces les efforts.

L'événement de gestion de projet couvre une multitude de types d'événements. Bien que l'industrie a défini des projets dans plusieurs catégories, tous représentent la la planification et la production d'un événement qui rassemble les gens à un moment donné dans un lieu particulier pour un usage particulier. Les types d'événements peuvent être considérés comme appartenant à la profession de gestion de projet d'activité pour l'application de ce projet est illustré dans le tableau 1.

Tableau 1

Projet Sexe Event Event Management

& Corporate Business Events

Tout événement qui appuie les objectifs d'affaires, y compris les fonctions de gestion, les communications d'entreprise, formation, marketing, incentives, la relation de les employés et les relations avec la clientèle, qui se tiendra seule ou en conjonction avec d'autres événements.

Cause et manifestations liées à la collecte de fonds

Un événement créé par ou pour un organisme de charité ou de la relation de cause à effet d'attirer des revenus, d'appui et / ou de la conscience, qui se tiendra seul ou avec d'autres événements.

Expositions, Salons et foires

Un événement réunissant les acheteurs et les vendeurs et les personnes intéressées à visualiser et / ou vendre des produits, services et autres ressources à une industrie ou le grand public, qui doit se tenir seul ou en conjonction avec d'autres événements.

Divertissement et de loisirs

A un moment ou périodiques, libres ou payants de performance ou d'une exposition créée pour le divertissement, il a tenu à seul ou avec d'autres événements.

Festivals

Une célébration culturelle, qu'il soit séculier ou religieux, créé par et / ou le public, fournis seuls ou en combinaison avec d'autres événements. (Bon nombre de festivals notamment le plomb et l'acheteur au vendeur dans une ambiance festive.)

Evénements & Civic gouvernement

Un événement fait ou créés par ou pour les partis politiques, les collectivités, les entités gouvernementales nationales ou municipales, qui se tiendra seul ou en conjonction avec d'autres événements.

Marketing Events

Un événement qui vise à faciliter le commerce électronique que l'acheteur et le vendeur ou pour sensibiliser un produit commercial ou service offert seul ou en conjonction avec d'autres événements.

Réunions et manifestations convention

Le rassemblement de personnes dans le but d'échanger des informations, le débat ou de discussion, un consensus ou de décisions, l'éducation et l'établissement de relations, qui tenu, seul ou en conjonction avec d'autres événements.

Événements de la vie sociale du cycle

Un événement privé, sur invitation seulement, pour célébrer ou commémorer un culturelles, fête religieuse, communautaire, sociale, ou du cycle de vie, qui doit se tenir seul ou en combinaison avec d'autres paris.

Manifestations sportives

Un spectateur de sport ou d'un événement participatif loisir ou de compétition, qui se tiendra seuls ou ensemble avec d'autres événements.

La structure proposée du domaine de connaissance

Connaissances professionnelles, qui est la connaissances techniques, l'expertise et des normes éthiques qui servent à la fonction dans une juridiction professionnelle, se transformer en systèmes connaissances formelles combinés avec des systèmes de connaissances expérimentales ou de la situation.

Les utilisations de la structure de domaine

La structure de domaine proposé peut servir à plusieurs fins et les utilisations non des moindres est l'illustration de l'ampleur et la complexité de ce métier aux composants intervenants internes et externes, les professionnels actuels et futurs et de leurs partenaires de l'industrie et les fournisseurs, ce qui augmente le respect et la vénération pour la profession d'événements Gestion de projet et expertizing légitimer et «les fonctions de gestion d'événements.

La prochaine étape

Le développement, l'amélioration, l'expansion et la ratification de la gestion d'événements projet dépend de l'examen et de commentaires d'un large éventail de professionnels experts de l'industrie, les organismes de certification, et des universitaires de tout le spectre de genres d'événements et d'industries.

Événement Project Management est une tapisserie complexe du processus et la portée des fonctions de gestion. Comme illustré ci-dessous, les unités fonctionnelles (regroupées par domaine) sont les fibres de la chaîne-fondation de l'édifice d'un événement. Des procédés et des fils de trame sont entrelacés à travers les règles de chaque événement, avec le fil de l'évaluation d'un événements qui constituent le fil conducteur de la recherche pour le prochain événement. Si vous supprimez un fil, le tissu de l'événement est affaibli, laissant les lacunes ou les endroits où vous pouvez défaire.

Le domaine de la conception est axée sur l'interprétation et l'expression artistique des buts et objectifs de l'événement proposé et ses dimensions de l'expérience, et souvent est le domaine de la gestion des événements projets qui attire les gens vers la profession à cause de ses possibilités créatives.

Beaucoup de propriétés et spécialisations représentent des sujets spécifiques, les disciplines, ou de sa propre industrie distincte avec son propre corps de connaissances et de pouvoirs, et certains nécessitent des licences spécifiques dans de nombreux pays, dont le gestionnaire d'événements ou de sous-traitance doivent interagir afin de planifier et de produire un événement.

À ce stade, la structure connaissances du domaine représente une cartographie simple des concepts. Il est impossible de quantifier numériquement les unités ou les articles énumérés sur le dessin des compétences certification différents, les qualifications professionnelles, des guides et des textes parce que, jusqu'à présent, les unités et la terminologie standard n'ont pas été adoptées par le industrie dans son ensemble. Cette taxonomie initiale de la Direction générale du projet servira de plate-forme qui permettra aux participants d'experts provenant de diverses disciplines dans le monde entier, de continuer d'affiner et de développer une compréhension partagée et d'interaction.

Table 2

La taxonomie de l'administration de la connaissance du domaine des événements de gestion de projet

UNITES

RUBRIQUES

La gestion financière

Comptabilité

Asset Management

La préparation des offres

Budget de développement

Plans d'affaires

Les flux de trésorerie

Procédures de manipulation de trésorerie

Changement des contrôles

L'analyse avantages / coûts

Contrôle des coûts

Estimation des coûts

Les politiques de crédit

Impact économique

Financier Reporting

Correction / coûts variables

de change

Contrôle des stocks

Investissements

Comptes créditeurs et débiteurs

Les structures de prix

Bénéfice Objectifs

Contrôles d'achat

Taux de négociation

Définition des ressources

Gestion des ressources humaines

Comportement politique

Benefits Management

Résolution des conflits

Discipline

Règlement sur l'emploi

Recrutement / induction

Analyse de l'emploi

Descriptions de tâches

Les relations de travail

Leadership

Motivation

Organisationnel Structure

Orientation

Personnel rémunéré / employés

Gestion de la paie

Évaluation de la performance

Perfectionnement professionnel

Programmes de reconnaissance

Recrutement

Saisonnières de la dotation

Planification succession

Surveillance

Team Building

Temporaire / main-d'œuvre occasionnelle

Temporaire de la dotation

Fin

Formation

Uniformes

Labor Union

Volontaires

Gestion Informations

Des séances d'information et de séances d'information

Matériel de communication

Communication de la planification

Protocoles de communication

Les accords de confidentialité

Bases de données

Procédures de documentation

Document Conception

Évaluation / analyse

Systèmes d'évaluation

Acquisition de l'information

Protection de l'information atout

Partage de l'information

La collecte d'informations

Systèmes de récupération de plomb

Bibliothèque / Archives

Surveillance et rapports

Présentations

Photographie et vidéo

Politiques Intimité

La tenue des dossiers des procédures

Collection Management

Tender Offer

Changement des contrôles

Gestion des contrats

Évaluation de la performance

Collection Politiques

Les procédures d'achat

Contrôle de la qualité

les politiques de remboursement

DP / Rapports

Spécifications Définition

Source Definition

Sélection de la source

Systèmes de gestion de

Système de comptabilité

Changer les systèmes de contrôle

Systèmes de Communication

Systèmes de base de données

Systèmes décisionnels

Document Génération

Gouvernance

Gestion de l'intégration

Systèmes d'Inventaire

Gestion des connaissances

Maintenance des systèmes

Manuels de procédure

Systèmes d'achat

Systèmes de réservation Réservation /

Systèmes de routage

Systèmes de sécurité

Gestion de la technologie

Informatique

Numérique

Électronique

Mail E-mail et voix

Internet / Intranet

Équipement de bureau

Télécommunications

Vidéo

À partir du Web

Sans fil

Gestion du temps

Activité Définition

Séquençage activités

Changement des contrôles

l'analyse du chemin critique

Définitions des termes

Durée estimée

Des diagrammes de Gantt

Tempo planification

Le calendrier de production

Programme de l'ordre du jour

Ordre de marche

Liste Contrôle

Calendrier de développement

Calendrier

Tableau 3

Le Taxonomie des connaissances du domaine des opérations pour le projet de gestion des événements

UNITES

RUBRIQUES

D'administration d'audience

Contrôles d'accès

Admission des contrôles

Les systèmes d'admission

Profils d'arrivée / départ

Systèmes d'accréditation

Le contrôle des foules

Groupe de mouvements

Relations avec la clientèle

Systèmes de logement

Manifestes

la circulation des piétons

Protocole Exigences

Queue de gestion

Systèmes d'enregistrement

Seating Systems

Système de billetterie

Systèmes de l'Avent

Gestion de la communication

Protocoles Annonce

Des séances d'information et de séances d'information

Distribution

Commandement et contrôle

Matériel de communication

Listes de contacts

Délégation

Les commandes de l'événement

La connectivité externe

Guidage / Coaching

Services d'interprétation

Notifications

communications sur les lieux

Production de livres

Systèmes Public Address

Systèmes de notation

Services de traduction

Documentation de vérification

Gestion Infrastructure

Services d'urgence

Gas Services

Services aux handicapés

Nettoyage / Entretien

Les systèmes de climatisation

Systèmes d'éclairage

Services médicaux

Stationnement

Participant équipe

Power Services

La distribution d'énergie

Recyclage

Sièges

Eaux d'égout

Services de transport

Télécommunications

Trafic

Transport

Utilitaires des redevances d'utilisation

Gestion des déchets

Eau

Gestion de la logistique

Plans Action

Cérémonial Protocole

Playlists

Entrepreneur de coordination

Démantèlement

Installation

Les ports de chargement de gestion

Déplacez-in

Déplacez-out

Priorité Ordre

Remplissage

Définition des besoins

Ordre de marche

Champ d'application Définition

Mise en scène / Land

Analyse des tâches

D'assignation des tâches

Groupe ID

Tâche interdépendance

De suivi des tâches

Terminologie accord

Programme de gestion du Design

Activités

L'alcool de gestion

Tours auxiliaire

Restauration

Célébrités / Artistes

Cérémonial: Invocation

Exigences de certification

Programmes pour les enfants

Programmes de partenariat

Compétitions

Objectifs Éducation

Entertainment Management

Composants de l'événement

Expositions

L'analyse de faisabilité

Analyse carences

Les environnements d'apprentissage

Évaluation des besoins

Intervenants / Participants

Sport / Loisirs

L'analyse SWOT

Thème du développement

Gestion du site

Cérémonial de l'équipe

Décoration

Environmental Controls

Location d'équipement

Meubles

Cartes

Médias Mobile

Perimeter contrôles

Signalisation

Développement du site

Critères d'inspection

Dessins / Diagrammes

Critères de sélection du site

Sélection du site / contractante

Appareil

Stockage

Les structures temporaires

Camp

Les intervenants de gestion

Responsabilité

Authenticité

Gestion des clients

Comités

Constituants

Différences culturelles

Objectifs économiques

Fonds personnels

Gouvernement

Collectivité d'accueil

Médias

Militaire

Les fonctionnaires et les autorités

Les participants

Objectifs de la politique

Les objectifs prioritaires

Protocole de gestion

Offices de Tourisme Convention /

Techniques et de gestion de production

Services de l'audiovisuel

Divertissement

Location d'équipement

Équipement d'éclairage

Multi-Media

Interprète de l'équipe

Les systèmes de projection

Pyrotechnie

Distribution Sound

Son équipement

Effets spéciaux

mises en scène

Exigences relatives aux essais

Producteur technique

Tests techniques

Techniciens / Ingénieurs

Tableau 4

La taxonomie des connaissances du domaine du marketing pour la gestion de projet Événements

UNITES

RUBRIQUES

Hospitality Management

Approvisionnement

Cérémonial de l'équipe

Client Entertainment

Pansement

Services à la clientèle

Cadeaux / Accessoires

Services de logement

Equipement de la chambre

Prêt Chambres

Les aires de réception

Avantages pour les commanditaires

Services VIP

Plan de gestion du marketing

Branding exigences

Intelligence Client

Les besoins des clients / Avantages

Relations avec la clientèle

construction de base de données

Démographie

Différenciation

Amélioration de l'image

Programmes de fidélisation d'affinité /

Marketing Objectifs

Des études de marché

Segmentation du marché

Media Marketing

Les messages de marketing

Niche Marketing

Positionnement

Définition du produit

Liste des prix

Psychographiques

Rétention Marketing

ROI d'évaluation

Evaluation ROO

Calendrier Définition

Analyse de la situation

Marketing Stratégique

la définition du marché cible

Gestion des matières

Spécialités Publicité

Prix / Prix

Badges / Cartes / vérification des pouvoirs

Brochures

Coupons

Distribution

Flyers

Formulaires

Invitations

Dossiers de presse

Lettres d'information

Affiches

D'impression de production

Spécifications pour l'impression

Programmes

Inscription paquets

Billets

Vidéos / CD-ROM / DVD / MP3

Merchandising de gestion

Gestion de la marque

Collectibles

Commémoratifs

Prix

Service à la clientèle

Montrer

Distribution

Licences

Logo Porter

Fabrication

Conditionnement

Memories

Gestion des promotions

Publicité

Radiodiffusion

Cérémonies

Concours / Concours

Coupons

Promotions croisées

Direct Mail

Échantillon

Tours FAM

Cadeaux

Interne / Externe

Internet / Intranet

Logo de gestion

Media Tie-Ins

Narrowcasting

Réseaux

Podcasting

Démonstrations de produits

Échantillonnage des produits

Preuve de rabais pour l'achat

Promotions des ventes

Apparitions spéciales

Cheats

Participation à des salons

À partir du Web

Gestion Relations publiques

Disaster Recovery

Interventions lors de catastrophes

Conférence de presse

listes de contacts avec les médias

Dossiers de presse

Aperçu des médias

Relations avec les médias

Communiqués de presse

Opportunités de photos

Articles publiés

Les demandes de couverture

Les porte-parole

Gestion des ventes

Bureau des opérations Box

Procédures de manipulation de trésorerie

Ventes concession

Des bons de réduction

Marchandises Vente

Proposition de livraison

Proposition pour le développement

Proposition d'emballage

Techniques de vente

Ventes de commandites

Les opérations de billetterie

Les ventes sur le Web

Parrainage de gestion

Avantages de livraison

des avantages sociaux

Parrainage commercial

Promotions croisées

Les bailleurs de fonds Patron et Cadeaux

Subventions et l'assurance

Gestion des images

Les dons en nature

Ventes de commandites

Entretien Sponsors

Propositions Solliciter

Trousses de parrainage

Définition des objectifs

Objectif offres

Tableau 5

La taxinomie de la gestion des connaissances du domaine des risques pour les événements de gestion de projet

UNITES

RUBRIQUES

Gestion de la conformité

Accessibilité (ADA)

Alcool / Lois Liqueur

Antitrust

Assemblée d'occupation

Codes et règlements

Formulaires de consentement

Protection Environnement

Exemptions

Sécurité incendie

Codes des services alimentaires

La propriété intellectuelle

Licences

Licences des produits

Music Licensing

Autorisations

Communiqués de presse

Inspections de sécurité

La punition de ces organes

Effets spéciaux Codes

Les juridictions de l'Union

Exemptions

Permis de travail / Visas

La gestion des urgences

Préparation publique

Troubles

Structure de commandement

Plan de communication

Le contrôle des foules

La préparation aux catastrophes

Plan d'action d'urgence (SAP)

Tremblement de terre

Selles

Feu

Inondation

Matières dangereuses

Services médicaux

Accords d'assistance mutuelle

Perte de puissance

Accessibilité Réponse

Équipe d'intervention

Services d'intervention

Les phénomènes météorologiques violents

Déconnexion

Les porte-parole

Terrorisme

Évaluation des menaces

Formation et exercices

Incident de transport

Triage

Véhicules et du matériel

Les systèmes d'alerte

Gestion de la santé Sécurité

Certification RCR AED /

Dangers des produits chimiques

L'équipement de formation

Protection tombe

Systèmes de sécurité incendie

matières infectieuses

Eclairage / Visibilité

Manuel de procédures manipulation

Les niveaux de bruit

Risques professionnels

Santé et sécurité

Pollution

Protecteur Équipe

Réunions sur la sécurité

Systèmes d'assainissement

Risques et Trip Slip

L'intégrité structurale

Déchets Administration

Gestion des assurances

En outre assuré

Les sociétés d'assurances

Annulation

Certificats d'assurance

Contractuellement tenus

Erreurs et omissions

De sécurité propres à l'événement

La perte revenu

Obligations légales

La responsabilité des risques

Responsabilité des alcools

Faute professionnelle / responsabilité

la perte de biens ou dommages

Les accidents du travail

juridique et éthique de gestion

Les lois contre discrimination

Attrition / Annulation

Comportement politique

Intimité

Contrat Exécution

Gestion des contrats

Négociation du contrat

Résolution des différends

Droit du travail

Politique de l'égalité des chances

Fraude

Freedom of Information Act

Collecte de fonds des lois

Politiques l'acceptation de cadeaux

Lois des alcools

Droit à but non lucratif

Primes

Privacy Laws

Public Laws Assemblage

Lois sur la sécurité publique

Conformité Légale

Lois fiscales

Termes et conditions

Loi sur la circulation des transports /

Les règlements de zonage

Évaluation de la gestion des risques

Cause Analyse des effets /

Plans d'urgence

Des plans de crise

Analyse de l'arbre décision

Documentation

Analyse par arbre de panne

Carte du Risque

Rapports sur les incidents

Influence Schéma

Plans de prévention

/ Analyse de la gravité de probabilité

Résiduel risque secondaire

Les plans d'intervention

Analyse des risques

Prévention des risques

Contrôle Risque

Répartition des risques

Documentation des risques

Régions à risque

Identification des risques

Atténuation risque

Le suivi des risques

Analyse d'opportunité / risque

Péril, la résilience

Rétention Risque

Transfert des risques

scénario de l'exercice

inspections Tour

Gestion Sécurité

Contrôle d'accès

Briefings

Command Center

Communications

Personnel Contracté

Lettres de créance

La dissuasion du crime

Crowd Control

Déploiement

Détection balayages

Aide d'urgence

Équipe

Accompagnement

Protection

Rapports sur les incidents

De réponse aux incidents

Application de la loi

Security Exchange

Protection individuelle VIP /

Privé Personnel de sécurité

Protection de la propriété

Stadiers

Surveillance

Véhicules

Volontaire Personnel

Exemple de gestion Design Point

L'application les principes du développement thématique et l'iconographie culturelle de communiquer et d'intégrer l'objectif, le message, l'image et l'image de marque du projet événement.

Traits principal

Performance Elements

Principes thème

attirent l'attention et l'intérêt de créer et de participation

· Communiquer et renforcer le sens du message et

Établir un cadre pour les sorciers et créer des attentes

· Intégrer en un tout cohérent

Thème du développement

· Déterminer les attentes grâce à la recherche et de consultation

• Identifier les concepts de base, des thèmes et / ou des messages

• Créer de multiples dimensions

· Intégration des caractéristiques essentielles le sujet dans un concept clair description

Culturel Iconographie

· Explorez l'icône culturelle Domaines

· De travail de la connaissance

• Reconnaître et respecter la diversité culturelle et individuelle

Distiller images ·

Créativité

• Utiliser un vaste éventail de stimuli

· Pour échanger des idées et de remue-méninges des exercices

· Retirez restrictions sur les hypothèses et la tradition

· Idées se combinent de façons nouvelles et faire des liens entre des idées apparemment sans rapport

Sujet Intégration

· Visualiser tous les éléments d'événements et un lien vers le sujet

· Intégrer les cinq sens

· Intégration de la marque dans tous les aspects de l'expérience d'un événement

· Vérifiez le fonctionnement et la logistique de faisabilité

Le Étude de cas

Principales fonctions

Évaluation

Principes thème

• Célébrer l'histoire des Jeux et des contributions riches de l'Italie au théâtre, art, musique, mode, style et des héros sport au cours des siècles
• Vitrine de la ville de Turin et les actifs de la région
• Répondre aux spécifications de la COI pour les cérémonies
• Créer un spectacle pour la télévision dans le monde entier

Thème du développement

• Torino Jeux slogan «Passion lives here"
• Les caractéristiques essentielles du «Rythme, passion et vitesse"
• Hôte visent à souligner et à promouvoir «toutes choses italienne"
• Point sur l'idéal olympique

Iconographie Culturel

• l'iconographie italienne

théâtre et le cinéma, Fellini, Roberto Bolle du Teatro La Scala

ou " l'art, de la naissance de Vénus de Botticelli ", la sculpture des formes Umberto Boccioni" Unique de continuité dans l'espace "

ou de musique, trompette et percussionnistes de la Renaissance, Luciano Pavarotti, Puccini

ou de la mode, Armani, Moschino, top model Carla Bruni

gamme ou d'histoire, salle médiévale Sbandieratori, Renaissance et baroque acrobates et de la flotte

o Sports; participants médaillée olympique, Formula One voiture de course

• iconographie olympiques

Double X ou le symbole du XXe Olympiade

ou anneaux olympiques

ou des couleurs olympiques bleu, noir, rouge, jaune et vert

ou la vasque de la flamme olympique, et les flammes

ou du logo des Jeux de Turin

ou Paloma comme un symbole de la paix

Créativité

• acrobaties aériennes
• Disco pour la parade des athlètes
• formation Paloma chorégraphie verticale
• Formule Ferrari Une voiture
• drapeau olympique porté par les femmes seulement
• flamme olympique allumée
• Anneaux olympiques
• Pavarotti Opera stade
• Pulsation cardiaque et de la chorégraphie skieur géant
• embarqués sur la place du sportif de sièges stade
• Sparks skaters passion avec des casques sur le feu
• Synchronisé "nageur" par spandex routines couverts Plaza

Intégration Point

• Passion

projection ou de bronze appelé Anvil

cœur battant ou de la danse de routine

o L'entrée de la flamme olympique et l'allumage de la flamme

Feux d'artifice ou

• Taux

ou des tambours dans le segment d'ouverture

ou de la musique disco pour le défilé des athlètes

ou gammes médiévale drapeau Sbandieratori

• Vitesse

ou des étincelles de la passion brûlante patineurs avec les casques

Les patineurs et les patineurs à roues alignées ou

Giant skieur ou de formation

ou Formula One voiture Ferrari

• Paix

ou Garde d'honneur des carabiniers et les chasseurs alpins

ou, Jacques Rogge, s'exprimant

acrobatiques ou la formation de la colombe

John Lennon et "Imagine"

Parmi les sujets possibles de discussion

• Comment faire «tout ce qui est italien" et a souligné promouvoir
• Les éléments iconiques pour:

Turin, en particulier

ou l'Italie en général

o La région Alpes

Jeux olympiques d'hiver o

ou les Jeux olympiques en général

• Historique des icônes culturelles et les différentes icônes utilisées
• Les points de référence de conception (le plus élevé, en premier lieu, le plus grand, etc)

Intégration Exemple – Sélection d'Président

L'intégration, une valeur fondamentale structure reflète la nécessité urgente de coordonner, synchroniser et combiner la variété et la multitude d'interactions, les interdépendances et les éléments interconnectés inclus dans un projet événementiel s'assurer que les décisions intégrer tous les facteurs qui influencent et influencé par ces décisions.

En voyant l'étendue des domaines fonctionnels des domaines connaissances, comme indiqué ci-dessous, pour illustrer l'étendue des responsabilités attribuées aux organisateurs de l'événement, il devient évident que d'une question, une décision ou d'un élément seront conçus et aura un impact sur tous les autres aspects de l'événement proposé.

Examinons à un éléments: la sélection d'un orateur d'une conférence. Cette fonction serait en développement de contenu (ou Content Management) dans le domaine de la conception.

Les facteurs à l'égard de cet élément va interagir avec tous les domaines fonctionnels et les domaines d'autres décisions prises au sujet de cette enceinte doit être intégrée dans toute la région domaines fonctionnels. Par exemple, le tableau suivant illustre quelques-unes des questions et des enjeux à prendre en considération pour cette facette de l'événement proposé.

Notez que cette liste n'est pas exhaustive, ni le fait qu'il ya généralement de nombreux orateurs ont choisi, même pour une petite conférence, et peut-être des centaines un accord d'une taille considérable. N'oubliez pas que lorsque vous répondez à une de ces questions, alors la réponse doit être considérée dans le contexte de chaque domaine fonctionnel.

ADMINISTRATION

Financier

• Quelle est la part du locuteur ou de taxes à payer? Comment et quand que le paiement soit traité?
• S'il n'ya pas de taxe ou de frais, Y at-il toute autre forme de compensation pour les coûts variables doivent être inclus dans le budget?
• Allons-nous payer pour le passage de l'orateur?
• Voulez-vous acheter le billet ou le remboursement des haut-parleurs pour cela?
• Y at-il des spécifications contractuelles ou des limites à ce que nous taux de rémunération (de l'économie, la classe affaires, première classe)?
• Devrons-nous payer pour hébergement à l'hôtel dont vous parlez?
• Y at-il les dépenses annexes (repas, transport terrestre, etc) pour être remboursé ou non?
• Merci Président aura pour acheter des cadeaux?

Ressources Humain

• Qui est responsable ou qui a le pouvoir de procéder à la sélection des orateurs?
• Qui sera lien avant l'événement pour les haut-parleurs?
• Qui va servir de lien sur le site pour les haut-parleurs?
• Avons-nous besoin de quelqu'un pour répondre à avec l'orateur à l'aéroport?
• Avons-nous besoin d'une escorte pour le haut-parleur sur le site et / ou sur le site?
• Qui sera l'introduction l'orateur session?

Informations

• Comment allons-nous prendre la session, des propositions ou les résumés?
• Comment allons-nous garder la correspondance avec le haut-parleur, par exemple, l'acceptation de la session ou le déni, les invitations, les confirmations, lettres de remerciement, etc?
• Quelles formes doivent remplir le haut-parleur, par exemple, les demandes de formulaires AV, une salle de demandes set-up, les approbations session d'enregistrement, etc?

Obtention

• Quels types de documents de la demande haut-parleur utilisé, par exemple, appel, appel des résumés, les formulaires de la session proposée, etc?
• Quelles devraient être inclus dans la demande matériaux, comme acceptables / thèmes proposés, les résultats de la session, l'objectif ou le contenu de plage, etc?
• Quel est l'équipement ou des services doit s'appliquer pour la présentation de cette enceinte, par exemple du matériel de projection, des systèmes, la réponse du public, mise en scène, les services légendes etc?
• Comment gérer les changements de lieu et d'autres demandes?

Les intervenants

• Y at-il des questions controversées entourant cette enceinte qui pourrait causer des problèmes avec leur apparence, par exemple, l'opposition, les protestations possibles, affiliations politiques, etc?
• Y at-il des alliances économiques ou politiques qui peuvent être développés ou améliorés par la sélection de cette enceinte?
• Quelle est la performance de ce haut-parleur et la valeur de son audition être évalués? Comment sera utilisé dans les communications avec les différents intervenants ou des groupes de parties prenantes?

Systèmes

• Comment les personnes sélectionnées seront incorporées dans les systèmes base de données, par exemple, le traitement plaque d'immatriculation, adhésion, etc?
• Serons-nous en utilisant un système de gestion pour le résumé présentation communications en ligne haut-parleur, PowerPoint et la collecte de brochure, etc?

Temps

• Quand Pourquoi avons-nous besoin de résumés ou de session, des propositions?
• Combien de temps ne les séances et les conférenciers doivent être choisis et confirmée?
• Comment et quand nous allons programmer des séances et des présentations, par exemple, les créneaux horaires, thèmes, discours, etc?
• Combien sessions de temps, par exemple, une heure, 90 minutes, une demi-journée, etc? Combien de temps durera cette enceinte de présentation?
• Comment nous gérons le calendrier de haut-parleurs offre plusieurs sessions différentes, ou la répétition?

DESIGN

Teneur

• Une évaluation des besoins identifiés de cette question ou ce haut-parleur comme approprié ou souhaitable?
• Vous avez Cet article a été jugé nécessaire pour répondre aux besoins éducatifs?
• En quel sens cette enceinte qualifié pour fournir ce contenu?
• Quel est le format sera utilisé pour ce thème, par exemple, discours d'ouverture, facilité présentation interactive, atelier, etc?
• Comment le Président Nous veillerons à ce que nous offrons un contenu précieux sans publicité flagrante pour des produits ou services?

Divertissement

• "Il a besoin d'un temps d'essai ou une période donnée?
• Est-il besoin d'une chambre spéciale où il / elle pourra organiser ou préparer présentation?
• "Il devrait être une partie ou de participer à des activités annexes telles que tournois de golf, des expositions, des réceptions, des signatures livres, etc?
• At-il besoin de formation sur les techniques de présentation?

Environnement

• Quel type de configuration des sièges est la volonté des orateurs / exiger, par exemple dans un théâtre, salle de classe, des tables rondes, etc?
• At-il besoin d'équipement spécial, la décoration, ou des fournitures achetées et / ou de livraison?
• «La présentation inclut la participation le public et, si oui, qui exigent, par exemple, monte sur scène, des couloirs spéciaux, etc?

Alimentation et les boissons

• Il sera invité ou inclus dans certains ou tous les repas de la conférence?
• Ce que le haut-parleur ont régime alimentaire?
• stations d'eau sera exclusif et de l'eau en bouteille sont fournis pour les enceintes?
• Des rafraîchissements seront toujours dans un haut-parleur chambre d'attente?

Production

• Ce que le Président donnera une présentation PowerPoint et / ou la présentation vidéo?
• Est-ce la chambre besoin d'un éclairage spécial pour votre présentation, par exemple, une chambre noire, mettant en évidence, etc?
• Quel type de microphone (s) sera nécessaire, par exemple, un stand, ordinateur de poche, sans fil, pied, etc?
• T-il utiliser ou démontrer des effets spéciaux ou le théâtre, par exemple, la pyrotechnie, les effets de brouillard, des effets sonores, etc?

Programme

• Lorsque l'ordre du jour du programme cette enceinte le fait apparaître, par exemple, le jour, fuseau horaire, la plage, etc?
• Y at-il des conflits d'horaire qui ont une incidence assistance à cette présentation de l'orateur?
• Ai-je besoin de cette session pour les crédits spécifiques ou des certificats et, le cas échéant, Cette session sera de répondre aux besoins éducatifs, par exemple, la durée, le niveau du contenu, etc?
• Il peut accueillir cette session a fourni une assistance, par exemple, la capacité de la salle, en répétant l'action, etc?

Sujet

• Y at-il relation entre cette présentation et le thème de la conférence?
• marque de la Conférence devraient être inclus dans les brochures et / ou des présentations PowerPoint?
• Le Président a été informé de toutes les pratiques culturelles ou d'affaires devrait être évitée ou incorporés dans votre présentation, par exemple, les vêtements, l'argot, des actualités, gestes, etc?

MARKETING

Plan de commercialisation

• Est-il approprié pour ce haut-parleur ou affiliée avec le marché cible de la conférence?
• Qu'est-ce haut-parleur offre une entrée dans des niches spécifiques du marché qui pourrait être exploité, par exemple, catégories de voies, affichage, etc?
• Est-ce le Président a présenté lors des conférences précédentes, et, si oui, quels ont été les scores satisfaction des évaluations précédentes?
• Si le haut-parleur spécialement mis en évidence dans les activités de promotion?

Matériels

• Quels sont les matériaux nécessaires de l'enceinte, par exemple, brochures, présentations PowerPoint, etc?
• Ce que le haut-parleur de fournir brochures ou des services supplémentaires seulement dans la session, par exemple, des listes de contrôle, des livres, des échantillons, etc, qui doit être approuvé et / ou de publicité?
• Comment sera promu de haut-parleurs dans le livre programme, par exemple, Bio, la description de session, etc?
• Est-ce que les présentations des conférenciers et / ou documents remis aux participants dans un manuel, un CD et / ou sur le web?

Marchandises

• Est-ce Il peut vendre les livres eux-mêmes ou d'autres produits après la session?
• Est-ce que les bandes audio des sessions ont été créés pour la vente au les participants?
• Ce que l'orateur doit fournir des éléments des services de conférence ou de prix, par exemple, des livres, des coupons, etc?
• Il sera imprimé le logo articles comme un don de Merci ou de divertissement dans la chambre?

Promotions

• Comment, où et quand les activités d'application Président-elle lieu?
• Quels sont les matériaux nécessaire à l'orateur de proposer des activités promotion, par exemple, des photos, biographie, description de session (y compris les mots-clés et / ou résultats), etc?
• Dans quel format besoin de ces matériaux, par exemple, la photographie numérique et la résolution, les limites de nombre de mots sur les conditions minimales et la description biologique session, trois séances de fournitures, etc?
• Lorsque nous inclurons ces matériaux, par exemple, site Web du programme avance, l'explosion e-mail et la publicité imprimée, etc?
• Il offre sur mesure matériel de promotion pour leurs propres activités de commercialisation ou la promotion croisée?

Relations publiques

• Le Président sera adapté et disponible pour des entrevues les médias?
• Il propose des articles qui peuvent être présentés aux publications de l'industrie, en liaison avec la conférence?
• Les états position et document d'information préparé pour toutes les questions controversées qu'il ou l'apparence peut conduire?

Vente

• Cela devrait être dans la présentation de l'orateur exigent un supplément ou une sanction?
• Les livres de haut-parleur et / ou de produits sont disponibles à la vente lors de la conférence avant, pendant et / ou après la conférence?
• Haut-parleurs permettra la vente de cassettes audio ou vidéo de sa présentation, et si oui, il n'y aura pas de commission de vente payée à l'orateur?

Parrainage

• Comprendra qui la parole ou de la présentation sera adapté pour l'emballage comme une approbation?
• Sera-ce un aspect à parler ou à porter atteinte à la présentation accords de parrainage existants ou potentiels?
• »Il espère que l 'apparence ou des arrangements spéciaux dans le cadre d'un parrainage, par exemple, des événements présentations des sessions sociale par le promoteur reconnaissance commanditaire, dans la présentation, etc?

OPERATIONS

Les participants

• Est-ce que les participants doivent se pré-inscrire pour cette session de gestion spécifiques contraintes de capacité et / ou un minimum?
• Comment accéder à la présentation sera contrôlé, par exemple une carte d'identité, billets, etc?
• Comment CEU ou d'autres crédits de formation continue à la surveillance et de déclaration?
• volonté exprimée de tenir ou de la popularité de cette haut-parleur ou le sujet suggèrent la répétition ou l'extension de la présente session ou d'autres stratégies de contrôle des foules?

Communications

• Le Président a été fournie avec le nom et les numéros à contacter en cas de problèmes de Voyage ou d'annuler l'apparence?
• Avez-Président communiquer leurs coordonnées et mises à jour si des changements de programme de conférences ou d'annulation?
• Quand et avec qui orateurs Check-in afin d'assurer leur arrivée en temps voulu?
• At-il présenté des chiffres de contact du site, par exemple, téléphone cellulaire, le nombre d'hôtels, etc?

Infrastructure

• Avez-vous besoin de transport terrestre des conférenciers?
• Si Non, les orateurs ont une aire de stationnement désigné ou les frais de stationnement sont remboursés?
• Est-ce que cette présentation ne génère aucun résidu dangereuses ou potentiellement dangereuses, par exemple, les déchets médicaux, les produits chimiques, les risques d'incendie, etc?
• Est-ce à la présentation ou de démonstration requiert des raccordements aux services publics ou de services, par exemple, un accès Internet, de l'eau, les machines, etc?

Logistique

• Cela at-il une présentation détaillée ou mouvement inhabituel dans les exigences de mouvement /, par exemple, la durée de temps de préparation, des expositions spéciales, expansive exigences AV, etc?
• Est-ce que la présentation session ou avez des machines ou des besoins d'équipement spécial, par exemple, des véhicules ou des équipements, carton, contenants à déchets, etc?
• Faites-vous payer pour les assemblées spéciales Président chambre ou services?

Les participants

• Les orateurs sont donné un paquet d'inscription à la conférence?
• Qu'il y aura un comptoir d'enregistrement séparé pour les haut-parleurs?
• Les pouvoirs des haut-parleurs (badges) différent de d'autres participants, et, si oui, comment?
• Quelles instructions seront nécessaires introduction de l'orateur, quand et comment?
• Ne mettre un conférencier invité ou un assistant qui a besoin d'informations de connexion?

Site

• Quel environnement (lieu) se tiendra cette session?
• Est-ce que cette période session de restreindre l'utilisation de salles de réunion ou des zones adjacentes, telles que le nettoyage des chambres et de l'assainissement, les niveaux de bruit, des limites à la circulation des piétons etc?
• Il aura un stand à la foire?
• Si la chambre d'un haut-parleur prêt / chambre verte doit être fournie, où il est?
• Est-ce haut-parleur est situé dans l'hôtel siège?

Technique

• Que la mise en scène Cette présentation est nécessaire, par exemple, les décors, les plates-formes, des tableaux d'affichage, un pupitre, etc?
• Quel est l'équipement AV est nécessaire et ce haut-parleur doivent l'assistance technique avant la présentation?
• Les techniciens sont nécessaires pour faire fonctionner du matériel au cours de cette présentation?
• Comment avisera les haut-parleurs sans fil utilisent le microphone, par exemple, au large lors de conversations privées ou dans la salle de bains?
• Que dispositifs suivi de l'assistance sera utilisée et lorsque, par exemple, les scanners de codes barres, lecteurs RFID, etc?

RISQUE

Conformité

• Comment allons-nous voir enceintes ne sont pas protégées en utilisant des matériaux autres que le leur?
• Quelles sont les autorisations dont nous avons besoin des haut-parleurs de publier leurs œuvres protégées?
• Est-ce cette session inclure du matériel propriété qui requiert l'interdiction de l'enregistrement des participants?
• Quels dispositifs ou des services nécessaires pour assurer cette présentation est compatible avec ADA, par exemple, des appareils fonctionnels pour l'écoute, les sous-titres, les interprètes en langue des signes, etc?
• "Cette fonctionnalité nécessite l'autorisation spéciaux, par exemple, des feux d'artifice, la préparation des aliments importés fleurs, etc?

Décisions

• Comment sont conférenciers et des sujets session a approuvé, par exemple, comité de pairs du programme, etc?
• Que faisons-nous si nous recevons des plaintes concernant la présentation d'un conférencier ou de comportement?
• Quel plans d'urgence pour les haut-parleurs ne doivent pas être présents, panne d'équipement, etc?

D'urgence

• Est-ce haut-parleur a une condition médicale qui nous devons être prêts?
• "Il a demandé à prendre un rôle dans la gestion des urgences, de telles annonces sur l'emplacement, les participants signent en spectacle, etc?
• Comment prendre en compte le haut-parleur des protocoles de communication en cas de crise, par exemple, appeler pour signaler des incidents de sécurité, se référant à toutes les questions des journalistes le porte-parole officiels, etc?

Santé / Sécurité

• «La capacité de la salle Cette session s'accommoder de la présence probable?
• Si la demande dépasse la capacité, comment pouvons-nous contrôler l'accès et à tenir compte de la rejeter?
• Y at-il des activités de groupe dans ce bloc de sorties session?
• Est-ce que les matériaux potentiellement dangereux, de fournitures, ou de l'équipement peut travaux de cette session et, si oui, comment pouvez-vous contrôler?
• Y aura-t activités participatives menées dans cette période session qui pourraient causer des blessures ou de maladie?

Assurance

• La participation à ce haut-parleur la conférence ont été abordés dans nos polices d'assurance en cours?
• Est-ce la perte ou les dommages de cette enceinte est un équipement couvert par notre politique actuelle?
• "Cette présentation ne nécessite pas de couverture de responsabilité particulière?
• Est-ce exemptions session exiger le paiement indemnisation signé par les participants?

Juridique

• Devrons-nous signer un contrat de haut-parleurs à leur apparition à la conférence, et si oui, ce qui sera inclus?
• Qu'est-ce consentement est requis, des approbations pour enregistrer (audio et / ou vidéo) session du haut-parleur (s) et les rendre disponibles à la vente ou le télécharger?
• Qu'est-ce consentement approbations (implicite ou explicite) Pourquoi avons-nous besoin pour photographier les orateurs et / ou public pour imprimés et électroniques du matériel promotionnel et de publications?
• Y at-il Avertissements nécessaires dans le cadre de ce haut-parleur ou la présentation?

Sécurité

• Est-ce que le personnel de sécurité être tenus de contrôler l'accès à cette session?
• Le personnel de sécurité est nécessaire pour protéger tout équipement ou les matériaux utilisés dans cette session?
• Le personnel de sécurité est nécessaire pour protéger la sécurité et le bien-être de cette enceinte?
• Est-ce que ce haut-parleur offre sa protection propre personnel personnel, par exemple, les gardes du corps des services secrets, etc?
• Sera-ce un aspect parler impliquent tous les protocoles de sécurité spéciales, par exemple, Balayer le chien quatrième, vérifier le sac et le pass-through magnétomètre, l'identification et / ou la vérification des antécédents, etc?

Gautam KOPPALA,

AUTEUR PÉPINS

About the Author

GAUTAM KOPPALA, With over ten years, track record of successful leadership, excellent results through strategic skills in driving revenue and profit growth. Demonstrated ability to identify and trouble shoot critical issues impacting productivity, cost, distribution, marketing, Strategic positioning, sales and financial operations, with innate ability to build and maintain strong client relationships in operations. Expert in distilling and managing processes, enhancing internal structures, and promoting multi-skilled team competencies via nurturing mentorship and inspirational leadership. Engagements have spanned operational, strategic, technological and change management roles. Academically, I am a cum laude graduate with a Bachelor of Technology degree in Electrical and Electronics Engineering (B-Tech E.E.E.) and a post graduate in Masters in Human Resources Management (M.H.R.M.) and Masters of Foreign Trade (M.F.T.). As you will see my Post Graduation’s were been studied part-time, as well as working full-time as an Engineer. I feel that this demonstrates my ability to maintain dedication, motivation and enthusiasm for a project management over a long period of time. In addition, balancing full-time work with study has perfected my time-management and organizational skills. I believe that my college degrees and gamut certifications in combination with my extensive broad-based work experience along with my drive, resourcefulness and determination, would make me an excellent candidate for a senior management position with any company. Highlights of my background include Operations related Commercial, Supply chain, Sales with a magnificent experience in Project management, technically oriented towards Automation and Security Systems in Industrial and Building sectors. Presently, writing a book on Projects and Operations Management (comprise of 12 volumes, 6K pages), and awaited for the reputed publications. These books can be checked in Google books and scribd websites too.

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